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Le dossier individuel du militaire : que contient-il et règles d’accès

L’administration militaire pour gérer l’agent public qu’est le militaire de tout corps, produit et détient une grande variété de documents administratifs le concernant. Focus sur le dossier individuel du militaire, ce qu’il est et comment en obtenir la copie ?

Le dossier individuel du militaire : contenu

Aux termes de l’article L 4123-8 du Code de la défense :

« Le dossier individuel du militaire comporte toutes les pièces concernant la situation administrative de l’intéressé, les documents annexes relatifs aux décisions et avis à caractère statutaire ou disciplinaire ainsi que les feuilles de notation le concernant.

Ces différents documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier individuel du militaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou croyances philosophiques, religieuses ou politiques de l’intéressé, ou de son appartenance à une association professionnelle nationale de militaires.

Tout militaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. »

La CADA, commission d’accès aux documents administratifs précise sur sa fiche thématique consacrée à la gestion des agents publics que, sous réserve des exceptions prévues pour la garantie des droits des tiers, ou encore s’agissant des documents non achevés :

« De même que le statut de la fonction publique prévoit que « tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel », il découle de l’article L. 311-6 du CRPA qu’un agent peut obtenir la communication de tous les documents produits par l’administration à son sujet. »

précision apportée que l’article L 311-6 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) énonce pour sa part :

« Ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs :

1° Dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret des affaires, lequel comprend le secret des procédés, des informations économiques et financières et des stratégies commerciales ou industrielles et est apprécié en tenant compte, le cas échéant, du fait que la mission de service public de l’administration mentionnée au premier alinéa de l’article L. 300-2 est soumise à la concurrence ;

2° Portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;

3° Faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.

Les informations à caractère médical sont communiquées à l’intéressé, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet, dans le respect des dispositions de l’article L. 1111-7 du code de la santé publique. »

S’agissant du contenu du dossier individuel des militaires et leur gestion numérique, il y a lieu de se référer à l’arrêté du 29 juillet 2019 relatif aux modalités d’archivage du dossier individuel des militaires géré sur support électronique et aux règles de conservation qui prévoit notamment une nomenclature de classement numérique, une durée d’utilisation courante, d’archivage ou de destruction.

Le dossier individuel du militaire : accès

Ainsi que le précise l’article L 4123-8 du Code de la défense en son dernier alinéa :

« Tout militaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. »

Il suffit donc au militaire ou ancien militaire de solliciter la copie de son dossier soit par compte rendu avec mention d’une date de réception pour lui donner date certaine, soit par lettre recommandée avec accusé de réception.

www.droitdesmilitaires.fr met à disposition de ses lecteurs et visiteurs des modèles de lettres en ce sens en cliquant : 

° pour les personnels d’active sur le lien : 

Modèle de lettre : demande de communication de dossier individuel personnel d’active

° pour les personnels radiés sur le lien : 

Modèle de lettre : demande de communication de dossier individuel personnel (radié)

En cas de refus de communication ou de silence conservé durant plus d’un mois, le militaire ou ancien militaire intéressé peut saisir la CADA, commission d’accès aux documents administratifs d’un recours préalable.

MDMH Avocats peut vous conseiller et/ou vous assister dans le cadre de vos démarches. N’hésitez pas à nous contacter.

© MDMH – Publié le 10 décembre 2021

Maître Elodie MAUMONT