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Le cahier de rapport hiérarchique : qu’est-ce que c’est ?

« Passer rapport » voici une expression largement répandue chez les militaires et tout particulièrement au sein de l’armée de terre lorsque le militaire demande à être reçu au rapport hiérarchique de son commandement (commandant d’unité ou chef de corps) ou qu’il y est convoqué.

rapport hierarchiqueLe rapport hiérarchique

Au terme de l’alinéa 1 de l’article D 4121-1 du Code de la défense :

 « Tout militaire a le droit de s’exprimer librement dans le respect des dispositions du statut général des militaires ».

L’alinéa 2 du même article précise que :

« Le militaire peut individuellement saisir l’autorité supérieure ou, s’il y a lieu, les organismes créés à cette fin de propositions visant à améliorer les conditions d’exécution du service ou la vie en communauté ainsi que de questions relatives à sa situation personnelle. »

Plus particulièrement l’instruction n° 406/DEF/DRHAT/SDEP/BCPEC/CMC relative à la commission participative du corps et au rapport hiérarchique du 5 mai 2017 publiée au Bulletin officiel des armées n° 24 du 8 juin 2017 en définit le rôle (5.1), sa formalisation (5.2), son utilisation et sa vérification (5.3) outre sa conservation et son archivage  (5.4), après avoir précisé :

« Tout militaire de l’armée de terre dispose d’un droit au rapport de l’autorité hiérarchique. Le règlement de service intérieur dans l’armée de terre dispose, à cet effet, que, dans une armée professionnelle, ce rapport hiérarchique doit être développé comme un outil de concertation de proximité. Le niveau du commandant d’unité, dernier échelon où la connaissance personnelle de tous ses subordonnés reste possible, est à privilégier »

Ainsi le rapport hiérarchique s’inscrit parmi les droits fondamentaux du militaire.

Le rapport hiérarchique permet ainsi au militaire de porter à la connaissance de l’autorité hiérarchique qui le recevra, pouvant aller jusqu’au chef de corps (en respectant évidemment la voie hiérarchique) toute question ou préoccupation d’ordre professionnel ou personnel ou tout dysfonctionnement qu’il aurait pu constater dans l’exercice de ses fonctions.

Mais il est également un outil pour le commandement qui peut convoquer le militaire afin de l’informer officiellement de toute décision ou orientation le concernant et notamment en terme de formation, orientation, félicitation, punition … pour reprendre les termes de l’instruction précitée.

L’instruction ajoute clairement que

« Le fait de refuser le rapport hiérarchique peut être sanctionnable pour un subordonné comme pour son chef. »

Et d’expérience il peut être relevé que le rapport hiérarchique est particulièrement utilisé lorsqu’il s’agit de faire des reproches à un subordonné, une faute contraire au règlement militaire pouvant conduire à une punition ou sanction militaire.

La formalisation de l’entretien dans le cahier de rapport hiérarchique

L’entretien entre le chef et son ou ses subordonnés doit se formaliser dans un cahier dit cahier de rapport hiérarchique sont les caractéristiques sont définies au terme de l’instruction dans les termes suivants :

– cahier cartonné de format A4 ;

– la première page mentionne le nom de la formation et de l’unité, la date d’ouverture du cahier ainsi que le nombre de pages numérotés, le timbre d’autorité publique (communément appelé marianne) et la signature du commandant de formation ;

– les pages sont toutes numérotées ;

 – sur chaque page apparait dans un simple tableau : la date, le grade, le nom, le prénom, le numéro d’identifiant défense, le motif du rapport (rempli par le demandeur du rapport), la réponse apportée, la signature de l’intéressé, la signature de l’autorité, le nom et la signature de toute autre personne présente à l’entretien.

Ainsi le militaire, qu’il soit entendu à sa demande ou à celle de son commandement, dispose de la possibilité de faire noter précisément sa demande ou sa réponse sur ledit cahier.

L’instruction ajoute que les pages de ces cahiers peuvent notamment être produites en justice ou encore être utilisées pour une procédure disciplinaire.

Le militaire concerné doit donc apporter un soin tout particulier à ce qui y sera inscrit comme étant sa demande ou sa réponse.

S’agissant de sa conservation et de son archivage l’instruction précise notamment : « Le cahier est conservé au niveau de l’autorité qui doit veiller à la confidentialité de ces rapports hiérarchiques. Les cahiers sont reversés, 5 ans après avoir été clôturés, aux archives du corps »

L’instruction ajoute que « Toute personne participant à un rapport hiérarchique peut demander une copie du cahier sur le passage la concernant. » ce qui est, au demeurant, parfaitement conforme aux dispositions du Code des relations entre le public et l’administration et au droit à la communication des documents administratifs.

Ainsi et si besoin en est le militaire ne doit pas hésiter à en solliciter la communication afin de faire valoir ses droits et intérêts.

Pour aller plus loin :

·         Guide des droits et démarches des militaires : Le dossier individuel ½ pour lire l’article : cliquer ici

·         Guide des droits et démarches des militaires : Le dossier individuel 2/2 : pour lire l’article : cliquer ici 

Crédit photo : Image par NikolayFrolochkin de Pixabay

© MDMH – Publié le 21 août 2020

 

Maître Elodie MAUMONT